Personvernerklæring

1. Innledning og selskapsinformasjon

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Nordic Fraktpartner AS behandler personopplysninger i forbindelse med vår virksomhet innen logistikk, transportkoordinering, lager- og frakttjenester.

Virksomhetsnavn: Nordic Fraktpartner AS
Adresse: Drammensveien 123, 0277 Oslo, Norge
E-post: [email protected]
Telefon: +47 23 45 67 89

Vi behandler personopplysninger i samsvar med gjeldende personvernlovgivning, herunder EUs personvernforordning (GDPR) og norsk personvernlovgivning, der dette er relevant.

2. Innsamling og behandling av personopplysninger

Vi kan samle inn og behandle følgende kategorier av personopplysninger:

• Identifikasjonsopplysninger: navn, stilling, kontaktpersoner hos kunder og leverandører.
• Kontaktopplysninger: adresse, e-postadresse, telefonnummer.
• Ordre- og leveringsopplysninger: leveringsadresser, hentesteder, sporingsinformasjon, fraktinstruksjoner og referansenummer.
• Kommunikasjonsopplysninger: innhold i henvendelser via e-post, telefon eller kontaktskjema.
• Fakturerings- og betalingsopplysninger: fakturaopplysninger, betalingsstatus og nødvendige regnskapsdata.
• Tekniske opplysninger: IP-adresse, loggfiler og bruk av våre digitale tjenester, der dette er relevant.

Opplysningene samles inn direkte fra deg, fra din arbeidsgiver eller oppdragsgiver, fra samarbeidspartnere, eller gjennom bruk av våre tjenester og systemer.

3. Formål med behandlingen

Vi behandler personopplysninger for følgende formål:

• å levere og administrere logistikk-, transport- og frakttjenester;
• å planlegge, koordinere og følge opp forsendelser og leveranser;
• å kommunisere med kunder, mottakere, leverandører og samarbeidspartnere;
• å håndtere fakturering, betaling og regnskapsmessige forpliktelser;
• å oppfylle lovpålagte krav, herunder bokførings- og dokumentasjonskrav;
• å forebygge, avdekke og håndtere misbruk, svindel og sikkerhetshendelser;
• å forbedre våre tjenester, drift og kundeservice;
• å ivareta våre rettslige interesser, herunder ved tvister og krav.

4. Rettslig grunnlag for behandlingen

Behandlingen av personopplysninger skjer på ett eller flere av følgende rettslige grunnlag:

• Avtale: når behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg eller for å gjennomføre tiltak før avtaleinngåelse.
• Rettslig forpliktelse: når vi er pålagt å behandle opplysninger etter lov, for eksempel regnskaps- og bokføringsregler.
• Berettiget interesse: når behandlingen er nødvendig for å ivareta våre legitime interesser, forutsatt at dine interesser og grunnleggende rettigheter ikke går foran.
• Samtykke: der vi ber om ditt uttrykkelige samtykke til bestemte behandlingsaktiviteter, for eksempel enkelte markedsføringsformål.

5. Deling av personopplysninger og tredjeparter

Vi deler kun personopplysninger når det er nødvendig og i samsvar med gjeldende regelverk. Dette kan omfatte:

• transportører, underleverandører og logistikkpartnere;
• IT-leverandører, systemleverandører og skytjenesteleverandører;
• regnskapsførere, revisorer og juridiske rådgivere;
• offentlige myndigheter, der vi er rettslig forpliktet til å utlevere opplysninger;
• betalings- og fakturahåndteringsleverandører.

Alle tredjeparter som behandler personopplysninger på våre vegne er underlagt passende databehandleravtaler og krav til konfidensialitet og sikkerhet.

6. Overføring av personopplysninger til tredjeland

Dersom personopplysninger overføres til land utenfor EØS, skjer dette kun når det foreligger et gyldig overføringsgrunnlag i henhold til gjeldende personvernlovgivning, for eksempel:

• EU-kommisjonens standard kontraktsklausuler;
• tilstrekkelighetsvedtak fra EU-kommisjonen;
• andre lovlige overføringsmekanismer der dette er relevant.

Vi vurderer alltid nødvendige sikkerhetstiltak før slik overføring finner sted.

7. Lagringstid

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet de ble samlet inn for, eller så lenge vi er rettslig forpliktet til å oppbevare dem.

• Opplysninger knyttet til kunder, leveranser og kommunikasjon lagres normalt så lenge kundeforholdet varer og deretter i en periode som er nødvendig for dokumentasjon og oppfølging.
• Regnskaps- og faktureringsopplysninger lagres i samsvar med gjeldende bokføringsregler.
• Opplysninger behandlet på grunnlag av samtykke slettes eller anonymiseres når samtykket trekkes tilbake, med mindre annet rettslig grunnlag foreligger.

Når opplysningene ikke lenger er nødvendige, slettes eller anonymiseres de på en sikker måte.

8. Dine rettigheter

Du har rettigheter knyttet til våre behandlinger av dine personopplysninger, med forbehold om gjeldende unntak i lovverket:

• Innsyn: du kan be om å få vite hvilke personopplysninger vi behandler om deg.
• Retting: du kan be om at uriktige eller ufullstendige opplysninger rettes.
• Sletting: du kan be om at opplysninger slettes når vilkårene for dette er oppfylt.
• Begrensning: du kan be om at behandlingen begrenses i visse tilfeller.
• Dataportabilitet: du kan be om å få utlevert opplysninger du selv har gitt oss, i et strukturert, alminnelig brukt og maskinlesbart format, når vilkårene er oppfylt.
• Innsigelse: du kan protestere mot behandling som skjer på grunnlag av berettiget interesse eller til direkte markedsføring.

For å utøve dine rettigheter kan du kontakte oss ved hjelp av kontaktinformasjonen nedenfor.

9. Tilbaketrekking av samtykke

Dersom vi behandler personopplysninger på grunnlag av samtykke, kan du når som helst trekke samtykket tilbake. Tilbaketrekking påvirker ikke lovligheten av behandling som er utført før samtykket ble trukket tilbake.

Du kan trekke tilbake samtykke ved å kontakte oss på e-post eller telefon.

10. Rett til å klage

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger er i strid med gjeldende regelverk, har du rett til å klage til relevant tilsynsmyndighet. I Norge er dette Datatilsynet.

Vi oppfordrer deg til å kontakte oss først, slik at vi kan forsøke å løse saken direkte.

11. Datasikkerhet

Vi har iverksatt egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, endring, tap, ødeleggelse eller annen ulovlig behandling. Tiltakene kan omfatte:

• tilgangsstyring og rollebaserte rettigheter;
• kryptering der det er hensiktsmessig;
• logging og overvåking av systemtilgang;
• rutiner for sikker håndtering av dokumenter og forsendelsesdata;
• opplæring av ansatte i personvern og informasjonssikkerhet;
• vurdering og oppfølging av leverandører og databehandlere.

12. Kontaktinformasjon

Dersom du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte oss:

Nordic Fraktpartner AS
Drammensveien 123, 0277 Oslo, Norge
E-post: [email protected]
Telefon: +47 23 45 67 89

13. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen ved behov for å gjenspeile endringer i vår virksomhet, våre tjenester eller gjeldende lovgivning. Den til enhver tid gjeldende versjonen vil være tilgjengelig på våre kanaler, og vesentlige endringer kan bli kommunisert på en egnet måte.

Vi anbefaler at du jevnlig leser gjennom erklæringen for å holde deg oppdatert på hvordan vi behandler personopplysninger.